Как не потерять предоплату по мебельному заказу
Где в заказе видно внесённые деньги, остаток долга и что попадает в договор и счёт.
Предоплата теряется не потому, что её не взяли, а потому что она записана в переписке, а в договоре и в цехе числится другая сумма. Остаток тогда всплывает в день монтажа.
Оплаты лежат в заказе
У заказа есть сумма договора и список платежей. Каждый платёж — дата и сумма. Оплаченное складывается само, остаток считается как разница между договором и тем, что уже внесено.
Частичная оплата не затирает предыдущую. Второй платёж добавляется рядом, а не вместо первого.
Что видно без открытия каждого заказа
На главной заказы с долгом собраны в строке «Ждём оплату». Туда попадают заказы в работе, по которым сумма договора больше оплаченного. Не нужно обходить карточки, чтобы вспомнить, кто ещё не закрыл остаток.
Та же цифра попадает в документы
В шаблон договора подставляются предоплата и остаток: цифрами и прописью. Счёт на оплату собирается из той же карточки заказа. Клиент видит ту сумму, которая стоит в заказе, а не ту, которую менеджер посчитал на калькуляторе.
Если платёж внесли после счёта, остаток в заказе меняется. Следующий документ уже берёт новую цифру.